辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)新建設(shè)要點(diǎn)

　　文章是一篇自動化論文，主要講述了辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法和實(shí)施策略改革應(yīng)用制度等等。本文選自：《自動化技術(shù)與應(yīng)用》,《自動化技術(shù)與應(yīng)用》主要報(bào)道國內(nèi)外自動化理論及應(yīng)用、過程控制與自動化儀器儀表、電氣自動化，模式識別與智能控制、綜合辦公自動化、系統(tǒng)仿真、系統(tǒng)工程建模、控制與決策、生物控制理論與技術(shù)、計(jì)算機(jī)與管理信息、計(jì)算機(jī)圖形學(xué)及輔助設(shè)計(jì)、人工智能與專家系統(tǒng)以及其他自動化領(lǐng)域的相關(guān)論文。

　　摘要：辦公自動化系統(tǒng)的功能分析政府和企業(yè)的日常辦公事務(wù)眾多，在日程安排、會議管理、公文流轉(zhuǎn)、事務(wù)處理、信息發(fā)布的過程中產(chǎn)生大量的紙質(zhì)、磁質(zhì)等文書文檔。紙質(zhì)文檔的生成、查詢、修改、管理既費(fèi)工、費(fèi)時(shí)又易出錯。因此，必須借助于計(jì)算機(jī)辦公自動化管理軟件來輔助辦公，協(xié)同各個(gè)部門工作，以提高工作質(zhì)量和辦事效率。

　　關(guān)鍵詞：辦公自動化系統(tǒng),系統(tǒng)設(shè)計(jì),自動化應(yīng)用,自動化論文

　　收發(fā)室負(fù)責(zé)本單位與外部的信息聯(lián)系，本單位收文由收發(fā)室收入:本單位的發(fā)文由收發(fā)室發(fā)出。收發(fā)室收到的文件一般先交給行政辦公室，由行政辦公室給出擬辦意見后，再進(jìn)一步處理該文件:收發(fā)室發(fā)出的文件也一般先由各職能部門統(tǒng)一交給行政辦公室，然后由行政辦公室核稿后交給收發(fā)室發(fā)出。檔案室保存本單位有保存價(jià)值的歷史文件，以備隨時(shí)查閱。檔案室是單位中的服務(wù)部門，負(fù)責(zé)歷史文件的保存、銷毀、借閱、利用等。行政辦公室是企業(yè)或機(jī)關(guān)中的綜合辦公部門，其主要職能有:負(fù)貴各職能部門的調(diào)度、協(xié)調(diào):負(fù)責(zé)本單位的工作安排、會務(wù)安排和領(lǐng)導(dǎo)日程:為領(lǐng)導(dǎo)的日常辦公提供服務(wù):管理后勤服務(wù)等。行政辦公室除了處理綜合辦公業(yè)務(wù)外，還在領(lǐng)導(dǎo)與職能部門之間起“上傳下達(dá)”的作用，領(lǐng)導(dǎo)與職能部門之間的信息傳遞大部分通過行政辦公室中轉(zhuǎn)。此外，行政辦公室還應(yīng)該提供更高級的辦公平臺，如電子郵件、視頻會議、電話會議、電子白板、共同執(zhí)筆系統(tǒng)等。

　　職能部門是單位中為完成某一項(xiàng)工作而設(shè)立的專門處室，如完成人事管理的人事處，完成信息管理的信息處等。這些部門完成日常辦公中專門事務(wù)處理，并產(chǎn)生其職能范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)，其中關(guān)鍵數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。這些部門需要OA軟件中提供相對獨(dú)立的模塊以處理辦公業(yè)務(wù)，如人事處需要人事管理模塊，信息處需要電子期刊出版模塊等。

　　在辦公過程中，信息是在各個(gè)辦公部門中循環(huán)流動的。由于各個(gè)部門職責(zé)的不同，相同的信息在不同的部門中，它所處的狀態(tài)也不相同。如一份文件在領(lǐng)48計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究2000年導(dǎo)處一般是“由領(lǐng)導(dǎo)批示該文件”，指示下級如何處理;而在職能部門處一般是“由該部門辦理該文件”，職能部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示進(jìn)行辦理。

　　由以上對辦公室模型的考察可知，辦公自動化不能簡單地理解為文字處理、電子表格、個(gè)人資源管理(如記事日程)、資料入檔等文檔處理系統(tǒng)，辦公自動化也不僅僅是秘書、檔案員和辦事員的事情。事實(shí)上，辦公室業(yè)務(wù)也即管理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作程序，辦公自動化也即管理的自動化。在辦公自動化中，僅有31%的工作是個(gè)人完成的，其它三分之二的工作都與交往有關(guān)。OA系統(tǒng)的實(shí)施，需要單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)人員、行政管理人員、文秘人員、專業(yè)人員的共同參與:辦公自動化應(yīng)該支持各類辦公人員工作的自動化。各類人員之間交互的信息可能是公文文件、檔案文件，也可能是專業(yè)文件、電子郵件，因此在辦公自動化系統(tǒng)中，應(yīng)該具有對這四種文件的處理和管理功能。同時(shí)，為了滿足各類辦公工作的需要，OA系統(tǒng)中應(yīng)該有文檔辦公、業(yè)務(wù)辦公、行政辦公、領(lǐng)導(dǎo)辦公等模塊。在現(xiàn)實(shí)情況中，企業(yè)的某些辦公部門，如財(cái)務(wù)部門、人事部門等，可能己經(jīng)采用了獨(dú)立的業(yè)務(wù)處理軟件，這樣在企業(yè)就形成了一個(gè)個(gè)的“自動化孤島”。如何共享這些信息并在各部門中傳遞，同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供方便，也應(yīng)該是辦公自動化中研究的內(nèi)容。

　　具體包括個(gè)人辦公、收文、發(fā)文、信訪、會務(wù)、大事記、車輛、領(lǐng)導(dǎo)活動安排以及人員及部門之間的信息交流及信息發(fā)布等。在辦公自動化系統(tǒng)軟件中同時(shí)要具有部門崗位的辦公權(quán)限設(shè)置、公文流轉(zhuǎn)的狀態(tài)監(jiān)控，要有良好的性能和辦公任務(wù)完成時(shí)間的限制，要能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)的物理和邏輯安全性保障。另外，由于各行業(yè)的辦公規(guī)范及各單位的辦公習(xí)慣各不相同以及同一單位的工作流程的變化，辦公自動化系統(tǒng)必須能夠?qū)崿F(xiàn)自動定義工作流程及環(huán)節(jié)、自動定義辦文單。針對客戶的具體需求，我們作了相應(yīng)的綜合設(shè)計(jì)。