普通高校網(wǎng)絡(luò)教育檔案管理方式

　　文章是一篇檔案論文，主要講述了普通高校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理工作研究新管理政策模式要求等等。本文選自：《檔案學(xué)研究》,《檔案學(xué)研究》(雙月刊)創(chuàng)刊于1987年，由中國(guó)檔案學(xué)會(huì)主辦。檔案專業(yè)學(xué)術(shù)性刊物。結(jié)合我國(guó)檔案事業(yè)的實(shí)際，開(kāi)展學(xué)術(shù)研究，促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，加強(qiáng)國(guó)際交流合作。

　　摘要：學(xué)籍管理作為普通高校網(wǎng)絡(luò)管理重要組成部分，是一個(gè)需要我們長(zhǎng)期探索和研究的課題，學(xué)籍管理規(guī)范化、信息化的建設(shè)和發(fā)展對(duì)網(wǎng)絡(luò)教育發(fā)展至關(guān)重要，它不僅關(guān)系到學(xué)校的管理規(guī)范化程度，更關(guān)系著學(xué)生能否順利地完成學(xué)業(yè)，因此是網(wǎng)絡(luò)教育研究的重要組成部分。

　　關(guān)鍵詞：普通高校網(wǎng)絡(luò),網(wǎng)絡(luò)教育,檔案管理,檔案措施,檔案論文

　　一、普通高校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理現(xiàn)狀

　　1.學(xué)籍管理制度現(xiàn)狀

　　現(xiàn)行的普通高校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理制度是根據(jù)《中華人民共和國(guó)教育法》、《中華人民共和國(guó)高等教育法》等相關(guān)條例對(duì)在校生入學(xué)注冊(cè)、教學(xué)管理、畢業(yè)等過(guò)程進(jìn)行學(xué)籍管理，其制度不太完善、力度略顯不足，有很多規(guī)定針對(duì)普通高校學(xué)生，不適應(yīng)普通高校網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理等諸多問(wèn)題，在實(shí)際工作中，指導(dǎo)性較差。由于網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理日常工作流程的復(fù)雜程度導(dǎo)致制度執(zhí)行不嚴(yán)、管理隨意性較大等現(xiàn)象常有發(fā)生。

　　2.日常工作復(fù)雜性

　　任何一種教育形式，其管理均包括招生、計(jì)劃、學(xué)籍這三大模塊。三者是一個(gè)不可分割的整體，在學(xué)籍管理過(guò)程中產(chǎn)生的很多問(wèn)題往往可以追溯到招生和計(jì)劃環(huán)節(jié)，而這一系列的問(wèn)題大多會(huì)集中在學(xué)生畢業(yè)環(huán)節(jié)才發(fā)現(xiàn)，因此常常給學(xué)籍管理造成被動(dòng)局面。學(xué)籍管理工作本身還包括新生建籍和信息核對(duì)、學(xué)籍異動(dòng)、在校生注冊(cè)、畢業(yè)生圖像采集、畢業(yè)審核、學(xué)位審核、各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等七大環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都是環(huán)環(huán)相扣，缺一不可，一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題可能牽扯之后的若干個(gè)環(huán)節(jié)�，F(xiàn)階段由于網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生分布情況以及生源大部分為在職人員等特殊原因造成日常事務(wù)性工作較多，很多情況下無(wú)法按照原計(jì)劃時(shí)間完成工作任務(wù)。

　　3.學(xué)籍管理人員服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng)

　　由于網(wǎng)絡(luò)教育生源較分散，網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理人員的工作強(qiáng)度和難度較普通高校學(xué)籍管理人員要大很多，大部分學(xué)籍管理人員仍然按照以往的管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，雖然管理的方法途徑越來(lái)越多，但是管理的效果卻不是很理想，人浮于事的現(xiàn)象較多，造成個(gè)別學(xué)生信息錯(cuò)誤未及時(shí)修改、轉(zhuǎn)專業(yè)未按時(shí)上報(bào)數(shù)據(jù)等現(xiàn)象發(fā)生。由于上述情況的發(fā)生直接影響學(xué)生能否繼續(xù)學(xué)習(xí)，更有甚者會(huì)影響學(xué)生能否按時(shí)辦理畢業(yè)證。

　　4.學(xué)生對(duì)網(wǎng)絡(luò)教育的學(xué)籍意識(shí)薄弱

　　學(xué)生對(duì)網(wǎng)絡(luò)教育認(rèn)識(shí)不足，大部分學(xué)生為上名校而選擇名校的網(wǎng)絡(luò)教育，很多學(xué)生不把學(xué)習(xí)當(dāng)做要?jiǎng)?wù)，抱著混文憑的態(tài)度，認(rèn)為只要交學(xué)費(fèi)就等著拿證。還有些學(xué)生認(rèn)為學(xué)籍只是管理部門(mén)的事情，與己無(wú)關(guān)。也從不主動(dòng)去了解自己需要做些什么，對(duì)每學(xué)期的注冊(cè)、選課以及畢業(yè)等諸多環(huán)節(jié)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和重視，一旦碰到相關(guān)學(xué)籍管理的問(wèn)題就茫然了，直到出現(xiàn)問(wèn)題，有時(shí)候甚至是無(wú)法彌補(bǔ)的問(wèn)題，繼而又將責(zé)任歸咎到管理人員頭上，造成矛盾不斷，學(xué)生和學(xué)籍管理部門(mén)往往變成對(duì)立面。

　　5.領(lǐng)導(dǎo)重視程度差異

　　目前我國(guó)共有67所普通高校開(kāi)辦網(wǎng)絡(luò)教育，隨著生源競(jìng)爭(zhēng)加大以及經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使，大部分的學(xué)校只注重招生數(shù)量忽視學(xué)生質(zhì)量，學(xué)生在學(xué)期間，學(xué)籍管理作為一個(gè)主要的管理部門(mén)，往往得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，現(xiàn)階段很多高校普遍存在著行政部門(mén)“僧多粥少”的現(xiàn)象，然而學(xué)籍管理部門(mén)卻是門(mén)庭冷落，在學(xué)校組織的競(jìng)聘過(guò)程中，無(wú)人愿意來(lái)學(xué)籍管理部門(mén)工作。隨著招生人數(shù)的激增，學(xué)籍管理工作量不增加大，管理人員數(shù)量卻始終保持不變，相應(yīng)的配套設(shè)備不增加，系統(tǒng)未能及時(shí)完善和升級(jí)，造成了學(xué)生只能網(wǎng)絡(luò)化學(xué)習(xí)，管理人員還是手工化工作，更談不上管理工作信息化。

　　二、學(xué)籍管理工作對(duì)策和建議

　　1.加強(qiáng)學(xué)籍管理制度化建設(shè)

　　加強(qiáng)制度化建設(shè)對(duì)學(xué)籍管理具有十分重要的作用。根據(jù)學(xué)生情況、辦學(xué)特點(diǎn)、管理要求等，建立適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)教育的規(guī)章制度，使網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理規(guī)范化、制度化。使學(xué)籍管理部門(mén)擺脫日常的事務(wù)性工作，采取學(xué)分制和柔性管理相結(jié)合的學(xué)籍管理方式，充分調(diào)動(dòng)學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中的積極性、主動(dòng)性，學(xué)分制是學(xué)籍管理制度改革中的難點(diǎn)，需要有一個(gè)富有彈性的教學(xué)計(jì)劃和一套靈活的管理體制、運(yùn)行機(jī)制，才能使學(xué)習(xí)者變被動(dòng)為主動(dòng)學(xué)習(xí)，更好地培養(yǎng)出適應(yīng)工作需要且綜合素質(zhì)較高的應(yīng)用型人才。同時(shí)要對(duì)學(xué)籍管理的7個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行制度化建設(shè)，做到學(xué)生從入學(xué)開(kāi)始就能按照各種學(xué)籍相關(guān)規(guī)定、條例有計(jì)劃地進(jìn)行學(xué)習(xí)。在新生入學(xué)時(shí)，應(yīng)組織學(xué)生進(jìn)行在學(xué)期間學(xué)籍知識(shí)講座，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)教育特點(diǎn)當(dāng)做學(xué)生一門(mén)課程進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，已達(dá)到學(xué)生基本了解在學(xué)期間的各種管理規(guī)定和與學(xué)生切身利益相關(guān)(如學(xué)位申請(qǐng)條件、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等)的各種要求。

　　2.提高學(xué)校各級(jí)、各部門(mén)、學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理工作的認(rèn)識(shí)

　　學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的事務(wù)性工作。單靠負(fù)責(zé)學(xué)籍管理工作的少數(shù)人是不能完成好的，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全校教職工的共同努力。網(wǎng)絡(luò)教育的學(xué)生大多以工作為主，對(duì)學(xué)校的管理規(guī)定不十分重視，因此需要各個(gè)部門(mén)、老師和學(xué)生共同努力才能使學(xué)生順利畢業(yè)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期組織相關(guān)部門(mén)對(duì)本部和基層學(xué)籍管理工作進(jìn)行常規(guī)性抽查和指導(dǎo)，監(jiān)督工作流程和學(xué)籍管理規(guī)定中相關(guān)制度的執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)彌補(bǔ)不足，研究解決工作中存在的問(wèn)題，為新學(xué)期學(xué)籍管理工作作好準(zhǔn)備。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)作為學(xué)籍管理部門(mén)與相關(guān)各部門(mén)的溝通橋梁，做好學(xué)籍管理部門(mén)與其他部門(mén)的溝通作用。入口上，針對(duì)招生環(huán)節(jié)新生信息核對(duì)中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)在學(xué)生入學(xué)3個(gè)月內(nèi)由招生部門(mén)與學(xué)籍管理部門(mén)配合共同組織好學(xué)生進(jìn)行信息核對(duì)，從源頭上解決問(wèn)題;在學(xué)期間：針對(duì)學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動(dòng)情況，應(yīng)聯(lián)合計(jì)劃負(fù)責(zé)部門(mén)對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整;針對(duì)學(xué)生成績(jī)問(wèn)題，與考試負(fù)責(zé)部門(mén)進(jìn)行溝通解決。由此可見(jiàn)，學(xué)籍管理工作要想做得好，必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，各個(gè)部門(mén)通力合作，學(xué)生的全力配合。

　　3.提高學(xué)籍管理人員的信息素養(yǎng)和服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理的認(rèn)識(shí)

　　學(xué)籍管理是一項(xiàng)具體細(xì)致、繁瑣復(fù)雜而且原則性和服務(wù)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)管理工作，政策性強(qiáng)，從事這項(xiàng)工作不僅要付出艱辛的勞動(dòng)，而且必須要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)籍管理區(qū)別于普通高校學(xué)籍管理，它主要體現(xiàn)在管理方式更加多元化，管理人員具有很強(qiáng)的信息素養(yǎng)和溝通協(xié)調(diào)能力，要能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與學(xué)生、教師進(jìn)行全方位的交流，能夠指導(dǎo)學(xué)生在學(xué)期間通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程交互通訊方式完成如選課、查詢、報(bào)考等，這就要求學(xué)籍管理人員要轉(zhuǎn)變思想、提高工作效率、有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。注重學(xué)籍管理人員的實(shí)際應(yīng)用能力的培養(yǎng);不斷提高學(xué)籍管理工作的效率，定期組織各級(jí)管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作能力和教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用能力的培訓(xùn);加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)調(diào)學(xué)籍管理工作的重要性、政策性和嚴(yán)肅性，要求從事管理工作的人員既要樹(shù)立“以學(xué)生為本”的管理思想，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，時(shí)刻保持高度的責(zé)任感。

　　網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生的自我約束、監(jiān)督力較弱，學(xué)校對(duì)學(xué)生自主學(xué)習(xí)監(jiān)督也比較薄弱，應(yīng)積極營(yíng)造和諧的氛圍。學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)該在新生入學(xué)時(shí)利用網(wǎng)站、電子郵件、qq等各種傳播途徑將入學(xué)須知告知學(xué)生，使學(xué)生能及時(shí)地看到各種相關(guān)管理操作流程，聽(tīng)到各種規(guī)定、辦法、條例、要求。每學(xué)期開(kāi)學(xué)運(yùn)用各種媒體手段對(duì)各級(jí)各類學(xué)生本學(xué)期應(yīng)注意的具體管理規(guī)定和事項(xiàng)做以簡(jiǎn)要的說(shuō)明，尤其對(duì)一些補(bǔ)充說(shuō)明和修改內(nèi)容要第一時(shí)間傳達(dá)給學(xué)生，讓學(xué)生意識(shí)到學(xué)籍管理工作貫穿于學(xué)習(xí)的整個(gè)過(guò)程，使其能了解自己在學(xué)期間應(yīng)該做些什么，什么時(shí)候應(yīng)該做，將其作為自主學(xué)習(xí)的一部分，降低學(xué)籍管理部門(mén)的工作量的同時(shí)避免學(xué)生因不了解學(xué)籍管理而造成不必要的問(wèn)題，從而影響學(xué)生正常學(xué)習(xí)乃至畢業(yè)申請(qǐng)學(xué)位。從而加深學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理工作的印象，提高對(duì)學(xué)籍管理的認(rèn)識(shí)。