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當(dāng)今,數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)成為了人們現(xiàn)實(shí)生活中的重要技術(shù)之一,尤其是隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,其在各大領(lǐng)域的運(yùn)用越來越廣泛。在我國的房地產(chǎn)發(fā)展中,檔案管理工作繁瑣,信息量大,因此,數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用顯得十分重要;诖耍疚耐ㄟ^對數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行探討,希望能夠繼續(xù)強(qiáng)化應(yīng)用認(rèn)識(shí),提高技術(shù)應(yīng)用效率,從而推進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理整體質(zhì)量的提升。
《沈陽建筑大學(xué)學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版)》(原:沈陽建筑工程學(xué)院學(xué)報(bào).自然科學(xué)版)(雙月刊)創(chuàng)刊于1979年。是由沈陽建筑大學(xué)主辦,遼寧省教育廳主管的刊物。她記錄著學(xué)校在教學(xué)科研上的貢獻(xiàn)與成果,也記錄著學(xué)報(bào)在發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)人才上的貢獻(xiàn)。近年來,學(xué)術(shù)水平及編輯質(zhì)量穩(wěn)步提高、與時(shí)俱進(jìn),現(xiàn)在已發(fā)展成為在國內(nèi)外有一定影響的建筑科學(xué)類學(xué)術(shù)期刊。
0 引 言
房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中,經(jīng)過收集、整理、鑒定,按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況,應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展,近些年,房地產(chǎn)行業(yè)崛起,房地產(chǎn)增量的同時(shí)也帶來了房地產(chǎn)檔案管理難度的增加。而數(shù)字化技術(shù)的到來為管理部門提供了解決難題的方案,不僅將檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行了革新,與手工處理相比較,數(shù)字化技術(shù)大大提高了處理效率。另外,智能化是數(shù)字化技術(shù)的顯著特征,大量的數(shù)據(jù)文檔通過數(shù)字化技術(shù)的處理,效率有明顯的提高,并且在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的基礎(chǔ)上還能夠使數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分享和交流,管理效果十分明顯。因此,運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢,也是房地產(chǎn)發(fā)展的必然需求。
1 房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運(yùn)用的注意事項(xiàng)
目前,房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過大量地運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成,在此過程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息,通過電子計(jì)算機(jī)的形式加以保存,建立相應(yīng)的電子信息庫,進(jìn)一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理,加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理,提升相關(guān)檔案的使用效率,增強(qiáng)在檔案管理方面的安全性能。在當(dāng)下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中,檔案一般被劃分為三類,通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來,數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。
在數(shù)據(jù)化檔案的管理當(dāng)中,必須按照一定的原則對相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開展管理,這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人們帶來了便捷,但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒有較好的保護(hù)措施,相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了保證相關(guān)信息的安全性,房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備,從細(xì)節(jié)入手認(rèn)真仔細(xì)地做好每個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作,安裝相應(yīng)的防木馬軟件,聘請專業(yè)的技術(shù)人才充當(dāng)顧問,使檔案的安全性得到充分的保障。
2 房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)
2.1 專業(yè)性和項(xiàng)目性
專業(yè)性和項(xiàng)目性是房地產(chǎn)檔案管理最為突出的特點(diǎn)。所謂專業(yè)性,意思是房地產(chǎn)檔案的專業(yè)性比較強(qiáng),這是由房地產(chǎn)檔案的產(chǎn)生基礎(chǔ)而決定的,其檔案資料一般是管理活動(dòng)中的真實(shí)資料。項(xiàng)目性指的是房地產(chǎn)建設(shè)與管理過程分為許多項(xiàng)目,根據(jù)不同項(xiàng)目建立檔案資料,管理也就相應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目而區(qū)分。
2.2 分散性和集中性
房地產(chǎn)檔案管理的另一個(gè)特點(diǎn)是分散性和集中性。鑒于房地產(chǎn)項(xiàng)目的開發(fā)過程中,不同項(xiàng)目有著不同的工作內(nèi)容和流程,所以項(xiàng)目資料的整理就比較分散,檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個(gè)角度看,即使項(xiàng)目不同區(qū)分不同,但是從整體項(xiàng)目角度出發(fā),是需要集中管理才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目的管理目標(biāo)的。因此,房地產(chǎn)檔案管理要把分散管理與集中管理結(jié)合起來,才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的最終目的和效果。
3 數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用
3.1 在檔案檢索和查詢中的應(yīng)用
數(shù)字化技術(shù)對房地產(chǎn)檔案管理的貢獻(xiàn)很大,比較突出的一點(diǎn)是能夠?qū)崿F(xiàn)快速的檔案檢索和查詢。傳統(tǒng)的手工檢索和查詢需要確定位置和順序后再進(jìn)行查詢,而在數(shù)字化技術(shù)基礎(chǔ)上的檢索和查詢,只需要輸入檢索內(nèi)容,數(shù)據(jù)庫就可以省略傳統(tǒng)方式的繁瑣步驟,快速獲得結(jié)果,檢索十分快捷方便。除此之外,運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)時(shí),檢索和查詢不會(huì)受時(shí)間和空間的影響,能夠隨時(shí)進(jìn)行,充分利用了檔案的價(jià)值。
3.2 在系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置方面的應(yīng)用
在房地產(chǎn)檔案的管理中,要確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)和完整,就在安全方面設(shè)置權(quán)限。檔案管理中,通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù),將各環(huán)節(jié)劃分開,并進(jìn)行權(quán)限設(shè)置,這樣一來,房地產(chǎn)檔案管理不僅清晰了許多,安全程度也增強(qiáng)了不少,檔案安全管理效果也非常顯著。
3.3 在檔案統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用
隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展,信息量越來越大,需要以更先進(jìn)的技術(shù)和形式來滿足工作需要。因此,要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù),實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的科學(xué)分類和合理編制,這對于檔案的統(tǒng)計(jì)效率和管理效果有著重要的意義,有效消除了人工處理的弊端。另外,紙質(zhì)形式的檔案保存受到條件限制,一旦保存不當(dāng)就會(huì)造成檔案資料的破壞,例如發(fā)生火災(zāi)的情況,會(huì)使檔案統(tǒng)計(jì)工作無法進(jìn)行下去,而數(shù)字化技術(shù)則避免了這些問題的困擾,通過將資料數(shù)字化存檔,能夠確保信息更加完整,統(tǒng)計(jì)效率和質(zhì)量更加高效?傊,檔案統(tǒng)計(jì)工作,離不來數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。
3.4 在檔案分析中的應(yīng)用
所謂檔案分析,是指通過對檔案的整理和分析形成有價(jià)值的信息,提供給人們所用,使其進(jìn)行必要的活動(dòng)。以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的分析,過程迅速,結(jié)果準(zhǔn)確,與傳統(tǒng)分析手法相比,分析所用的時(shí)間較短,而且分析得出的結(jié)果精確且符合需求,使檔案的價(jià)值得到了積極的發(fā)揮。因此,在房地產(chǎn)檔案管理中,采取信息技術(shù)手段不斷進(jìn)行檔案分析,通過組合運(yùn)用檔案數(shù)據(jù),不僅能夠提高檔案利用效率,在一定程度上對于其他工作的開展也能夠起到積極的輔助作用。
4 加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略和方法
首先,在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的趨勢下,僅僅做好數(shù)據(jù)信息的管理是不夠的,還要在整體制度的管理上下手,尋找更適合的策略和方法。相關(guān)部門應(yīng)借助數(shù)字化的信息手段,對管理制度進(jìn)行深化。在人才建設(shè)方面,需要引進(jìn)更多的專業(yè)性強(qiáng)的信息化人才,以滿足時(shí)代發(fā)展的要求。在具體的檔案管理工作中,根據(jù)實(shí)際情況和具體應(yīng)用情況進(jìn)行合理的劃分,制訂科學(xué)的檔案管理方案,從一定程度上確保檔案的安全系數(shù),降低檔案信息被破壞的風(fēng)險(xiǎn),面對不安全的信息管理環(huán)境,建立應(yīng)急預(yù)案,當(dāng)管理系統(tǒng)遭到損壞時(shí),能夠及時(shí)有效地進(jìn)行應(yīng)急處理,最大程度降低房地產(chǎn)檔案的損失。
其次,在數(shù)字化的檔案管理方面,要從多方面完善具體規(guī)章制度,尤其在數(shù)字化系統(tǒng)的具體應(yīng)用中,通過高效的管理制度,創(chuàng)造一個(gè)房地產(chǎn)檔案管理的良好基礎(chǔ)。檔案管理運(yùn)行環(huán)境包括人員操作的制約,也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數(shù)據(jù)化檔案管理工作帶來障礙?傊,運(yùn)行環(huán)境的管控是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的過程,只有通過對操作進(jìn)行規(guī)范、對應(yīng)用系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行合理配置、明確相關(guān)監(jiān)督和責(zé)任主體,才能確保數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效果,體現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的真正價(jià)值。
最后,雖然數(shù)字化技術(shù)下的房地產(chǎn)檔案管理工作有諸多方面的優(yōu)勢和突出效果,但由于信息原件是數(shù)據(jù)化檔案管理的前提和基礎(chǔ),所以,對檔案資料原件的管理和保護(hù)也不能懈怠?梢越⒃O(shè)備設(shè)施完善的檔案室,指派專人進(jìn)行保護(hù)。在房地產(chǎn)檔案資料的運(yùn)用中,嚴(yán)禁隨意篡改,從而確保原始檔案的真實(shí)性。實(shí)施原件保護(hù)措施,不僅能夠在前期預(yù)防數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過程中房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息出錯(cuò),還能夠在后期針對已出現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)追蹤到原件進(jìn)行查詢和修改。
5 結(jié) 語
數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于房地產(chǎn)檔案管理中,無論是對于檔案管理還是房地產(chǎn)建設(shè)管理都起到了積極的作用,提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。未來,數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用將會(huì)更加普遍,但同時(shí)也充滿挑戰(zhàn)。因此,相關(guān)管理部門應(yīng)積極積累和探索應(yīng)用經(jīng)驗(yàn),將更加科學(xué)合理的應(yīng)用成果充分引進(jìn)到房地產(chǎn)檔案管理中來,采取有效的管控措施,強(qiáng)化數(shù)據(jù)化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制,最大程度地預(yù)防和處理安全事故,確保房地產(chǎn)檔案的安全性,促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。
主要參考文獻(xiàn)
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